PT Kimia Farma Trading & Distribution (KFTD) sebagai bagian dari Kimia Farma Group berkomitmen untuk menjaga nama baik perusahaan sambil memastikan keberlanjutan perkembangannya. Salah satu upaya perusahaan untuk mewujudkan hal tersebut adalah dengan menerapkan Sistem Manajemen Anti Penyuapan (SMAP) sesuai dengan ISO 37001:2016.
Dalam upaya mencegah praktik penyuapan, Kimia Farma Trading & Distribution telah menyusun sejumlah pedoman, termasuk Pedoman Pengelolaan Gratifikasi dan Whistleblowing System sesuai dengan Tata Kelola Perusahaan yang Baik (Good Corporate Governance), Pedoman Perilaku (Code of Conduct), dan nilai budaya perusahaan.
Guna menjamin efektivitas pedoman tersebut, dibentuklah tim Audit Internal dan langkah-langkah yang perlu diambil untuk melakukan evaluasi mandiri. Lingkup evaluasi ini meliputi efektivitas: (1) pelatihan, (2) pengendalian, (3) alokasi tanggung jawab, dan (4) solusi dari kegagalan yang teridentifikasi sebelumnya.
Selanjutnya, KFTD melakukan audit internal untuk memastikan bahwa pelaksanaan SMAP telah sesuai dengan perencanaan, persyaratan ISO 37001:2016, persyaratan SMAP, persyaratan pelanggan dan UU yang berlaku, dan telah diterapkan secara efektif.
Untuk memastikan efektivitas pelaksanaan audit internal, Kimia Farma Trading & Distribution perlu:
- Merencanakan, menetapkan, mengimplementasikan, dan memastikan keberlanjutan program audit tersebut,
- Menentukan lingkup dan kriteria audit,
- Memilih auditor yang kompeten,
- Membuat pertanyaan seputar kegiatan audit internal,
- Memastikan hasil audit diserahkan pada Manajemen Puncak,
- Mengoreksi kesalahan tanpa ditunda, dan
- Melakukan dan menyimpan dokumentasi proses dan hasil audit sebagai bukti.
Audit internal harus dilakukan secara wajar, proporsional, dan berbasis risiko untuk meninjau sistem, prosedur, dan pengendalian terkait (1) penyuapan dan dugaannya, (2) pelanggaran terhadap kebijakan atau persyaratan SMAP, (3) kegagalan rekan bisnis memenuhi persyaratan anti penyuapan yang diberlakukan, dan (4) kelemahan atau peluang perbaikan pada SMAP.
Untuk memastikan proses dilakukan secara objektif dan tidak berpihak, proses audit perlu dilakukan oleh pihak independen atau tim khusus, orang yang kompeten dari divisi selain yang sedang diaudit, atau pihak ketiga. Selain itu, proses ini perlu dilakukan minimal satu tahun sekali untuk memenuhi persyaratan SMAP.
Itulah metode evaluasi audit internal yang dirancang oleh KFTD agar sesuai dengan persyaratan yang tercantum dalam ISO 37001:2016 terkait efektivitas pelaksanaan Sistem Manajemen Anti Penyuapan (SMAP). Bagi Kimia Farma Trading & Distribution, integritas dan perkembangan perusahaan jangka panjang adalah dua hal yang perlu menjadi perhatian sebuah perusahaan.